El paso del tiempo, sumado a situaciones extraordinarias e inesperadas como la pandemia de Covid-19 fueron cambiando los paradigmas laborales. Hoy las empresas están enfrentando un nuevo desafío: mejorar la productividad laboral. Y para eso son cada vez más las herramientas al alcance de las organizaciones, aunque por ahora muchas de ellas no cumplen su objetivo. Por eso repasaremos tres componentes esenciales para intentar mejorar la productividad laboral.

La importancia del orden

Lo primero a tener en cuenta es la organización de la empresa y su conocimiento. Para ello es clave la utilización de un organigrama del que todos los actores participen. Si no sabes lo qué es un organigrama, no te preocupes que te lo explicamos. Es la representación en un gráfico de la estructura de una empresa o una institución, donde se pueden ver las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas.

La utilización de estos organigramas es muy importante tanto para quienes ya forman parte de la empresa como para los nuevos integrantes. En el caso de los líderes empresariales suelen utilizar este gráfico visual durante las presentaciones, a fin de determinar dónde podrían tener la oportunidad de cambiar un puesto o justificar la adición o reducción de personal.

Pero también son importantes para los nuevos empleados, siempre apuntando a mejorar la productividad. En este caso los ayuda a conocer los nombres y títulos de los responsables de cada departamento o área, así como a comprender mejor dónde encajan en la estructura corporativa general. Esto le dará un conocimiento pleno del lugar de trabajo haciendo mucho más ágil su incorporación.

Pero además de este tipo de organigramas, existen componentes esenciales que se han ido desarrollando para mejorar la productividad. Las mismas no están asociadas directamente a la tecnología, sino que respetan otros parámetros.

Gestión del tiempo

Este es un punto al que pocas empresas le prestan atención a la hora de la productividad laboral. Según todos los relevamientos que se hicieron en distintas corporaciones, son muy pocas las que destinan el espacio necesario a capacitar a sus trabajadores sobre la forma más eficiente de gestionar el tiempo de trabajo. Por eso es que, mientras cubren las horas de trabajo, van pasando de un tema a otro sin poner el foco en una sola tarea.

Si bien puede parecer que la multiplicidad de tareas es importante, la realidad indica que pasar de una tarea a otra sin resolver la primera es una pérdida de tiempo, de eficiencia y de productividad. Los equipos que tienen mejor efectividad aprenden a reconocer aquellas tareas importantes y separarlas de las urgentes. Aprenden también a reconocer y proteger las tareas-foco (aquellas que generan más valor y que, normalmente, son las que más disfruta el trabajador).

Pero además tienen la capacidad de reconocer las tareas de gestión imprescindibles (contestar correos electrónicos, escribir memorándums internos, etc.) y asignarles el mínimo tiempo viable. Y, sobre todo, practicar algo tan difícil como el ‘Stop starting, start finishing’. Esto quiere decir: “Terminar una tarea, antes de empezar otra”

Gestión de la energía

Uno de los grandes cambios que trajo la pandemia y el trabajo en los hogares es que muchos trabajadores comenzaron a flexibilizar sus horarios. Esto significó la desaparición de las barreras entre tiempo personal y tiempo de trabajo. Y obviamente repercute en la productividad laboral. De hecho, según muchas de las encuestas que se realizaron entre los trabajadores que realizan home office, muchos empiezan su jornada antes que cuando lo hacían en modo presencial y, sobre todo, la terminan después.

El error es pensar que esto significa que trabajan más horas. En realidad, lo que ocurre es que la distribución de la jornada es diferente. Lo más importante es mantener un nivel adecuado de estrés durante la jornada. El estrés, está científicamente comprobado, tiene una correlación directa con el rendimiento y la productividad. Así, un trabajador sometido a niveles inasumibles de estrés es un trabajador agotado y, por tanto, poco productivo.

Hay que tener cuidado también con aquellos trabajadores que no registran niveles de estrés. En este caso ellos acaban por convertirse en “trabajadores zombies” (su cuerpo está en el puesto de trabajo; su mente y su alma hace tiempo que se marcharon). Lo importante es mantener un nivel adecuado de estrés que permita que el trabajador alcance su estado de flow, con el que pueda estar centrado en sus tareas foco.

Gestión de las decisiones

Acá encontramos el elemento más importante. Es el alineamiento entre lo que hacen los individuos con lo que quiere la organización. En busca de la productividad laboral, toda organización necesita trabajar con objetivos y prioridades. Es la manera de que los trabajadores encuentren el sentido, el propósito de lo que están haciendo. 

Esto significa que, si cada trabajador tiene en claro las prioridades de la empresa, entonces también sabrá el sentido de lo que tienen que hacer y de lo que no tienen que hacer. En el cúmulo de tareas si no existe la diferenciación en prioridades, entonces el trabajador no sabrá cuál terminar, cuál terminar antes y eso redundará en la calidad productiva.

En definitiva, lo que debe quedar en claro es que la productividad laboral es algo que puede mejorarse, que puede desarrollarse e incluso perfeccionarse con distintas herramientas. Dependerá del impulso de las empresas y sus líderes, como así también de la inquietud de sus trabajadores.