La planeación o administración del tiempo nos ayuda a aprovecharlo mejor y para ello descubrir nuestros valores se vuelve una tarea fundamental.

Sabemos que todos disponemos de las mismas horas, pues 24 tiene cada día, sólo que unos las emplean como si fueran 36 en tanto otros como si tan sólo tuvieran 8. ¿A qué se debe este fenómeno? A la planificación ni más ni menos, porque sabemos que nadie puede “manejar” el tiempo, no lo podemos regresar; ni convertir en otra cosa y menos lo podemos detener.

Lo que sí podemos hacer es manejar las experiencias para convertirlas en eventos que den sentido a nuestras horas, días o semanas; así el tiempo se convierte en un recurso. La clave está en lograr hacer de nuestro día lo que nosotros quisiéramos que ocurra en el.

Las personas que se organizan han descubierto cuáles son sus valores, es decir qué es lo que más les importa, cuál es su factor de intencionalidad, qué es lo que los mueve, quién o qué los motiva para actuar.

Son muchas las acciones que realizamos los seres humanos pero pocos saben distinguir eventos de proyectos o simples tareas.

Un evento necesita planeación, tiempo, se programa con antelación, se hace a un lado todo lo demás para concentrarnos y para que resulte un “evento perfecto” porque los eventos son trascendentes, resulta impensable posponerlos, conjuntan emoción y acción: ¿Te acuerdas como fue la primera comunión de algún hijo? ¿Los XV años? ¿La graduación? o ¿La boda?.

Un proyecto en cambio puede ser algo operativo, tiene tiempos negociables y supone coordinar una serie de acciones. Podría ser remodelar la casa, actualizar los inventarios, hacer limpieza de armario u otras similares.

Las tareas en cambio se pueden hacer sistemáticamente, mecánicamente, por inercia, en fin simplemente se realizan y algunas de ellas ni siquiera nos gustan pero son necesarias y hay que encararlas, no postergarlas. Típico de estas son reparar algo, ir a la tintorería, ir al supermercado, etc. Es por ello que debemos buscar ser cuidadosos con el tiempo y en función de nuestros valores darles jerarquía.

Un ejemplo muy gráfico lo realizó Franklin Covey en una conferencia cuando le dijo a una mujer que pasara al frente para acomodar unas piedras de regular tamaño dentro de un recipiente que a su vez tenía piedras muy pequeñas que ocupaban casi la mitad del bote. La instrucción era leer lo que decía cada piedra y si era importante para ella debía meterla en el recipiente pero las piedras que metiera no podían rebasar el mismo.

En las piedras se podía leer: familia, trabajo, servicio a la comunidad, vacaciones, urgente e importante, niños, pareja, tiempo personal, amigos, capacitación personal, una gran oportunidad, etc.

La mujer se desesperaba al ver que muchas cosas importantes para ella las tenía que rechazar porque rebasaban el espacio, hasta que el Sr. Covey le dijo que lo podía hacer de otra forma, iniciar con un recipiente vacío, poner las piedras importantes para ella y después agregar las pequeñitas que no representaban nada importante pero si nuestro valioso tiempo. ¡Fue increíble! Todo cupo perfectamente después.

¿Muy gráfico verdad? Primero en la agenda debemos poner lo que es importante para nosotros y veremos que bien organizados tendremos tiempo hasta para cosas superfluas, porque estaremos asignando tiempo y espacio para cada cosa que queremos hacer.

Si empezamos nuestro día llenándolo de actividades menores postergando aquellas que son importantes veremos como nuestro día acaba sin que nos alcance el tiempo para nada, y tristemente habremos dejado pasar la oportunidad de lograr hacer algo grande. Para aprovechar mejor el tiempo, sólo tenemos que jerarquizar, he allí la clave.