Uno de los procedimientos de control que no debe faltar en la sana administración de una empresa o negocio es el arqueo de fondo fijo de caja, el cual consiste en un proceso de verificación del buen manejo y existencia de cierta cantidad de dinero que en su momento fue asignada a una persona.

El fondo fijo de caja es un dinero que es utilizado para gastos menores y que se otorga en custodia a un empleado con la finalidad de evitar la interrupción de las operaciones de una empresa, ocasionada por actividades rutinarias, eventos imprevistos o urgentes que por lo general surgen de manera cotidiana.

Uno de los retos de los administradores financieros de una organización radica en lograr que el responsable de este fondo entienda a la perfección que le fue entregado para resguardo, que pertenece a la empresa y que puede ser requerido en cualquier momento.

Es importante lograr que el responsable de este dinero asimile que, por tratarse de un valor monetario, está sujeto a constante revisión o monitoreo.

En muchas ocasiones se piensa que se hieren susceptibilidades del empleado al realizar el arqueo de caja o fondo fijo, lo cual es equivocado, pues el encargado debe asimilarlo como un punto de control natural del puesto.

De hecho, el ser sujeto a constantes arqueos de caja debería ser interpretado como una oportunidad para demostrar que se realiza el trabajo de manera eficiente y honesta.

En mi experiencia profesional he podido observar que muchas empresas cometen el error de caer en excesos de confianza y pasar por alto realizar este importante procedimiento de control.

En una ocasión, uno de mis clientes se quejaba de que su cajero lo había defraudado en el manejo del dinero destinado a fondo fijo, por lo que le pregunté acerca de los resultados de sus arqueos en meses anteriores y grande fue mi sorpresa cuando me contestó que desde hacía dos años no se practicaba, debido a que el empleado en cuestión era alguien con muchos años en la empresa y puesto, por tanto gozaba de alto grado de confianza.

Considero de gran importancia hacer arqueos de fondo fijo de manera sorpresiva y periódica, porque de esta manera se genera una certeza o retroalimentación de las políticas financieras de la firma y también se implanta en el cajero una cultura de orden y aceptación de la revisión constante.

Otro factor de la importancia de los arqueos es que los fondos fijos se integran con dinero contante y sonante, por lo que, en ocasiones, los responsables ceden a la tentación de tomarlo para necesidades personales.

De igual manera, ninguna empresa está exenta de contingencias de efectivo; las cuales, debido a su urgencia, tienden a eludir varios puntos de control en su entrega.

Eso podría generar que ciertos dineros no retornen a la caja o que se olvide su destino o aplicación.

Los arqueos son un gran aliado del control financiero, por ende, de la supervivencia de una organización. ¿Por qué no practicarlos con frecuencia?