Uno de los principales problemas en las empresas, después del desorden, es la cantidad excesiva de juntas o reuniones que se llevan a cabo para organizar personas o actividades del negocio, causando una pérdida de tiempo, tanto en cantidad como en calidad, y sobresaliendo la ineficiencia de estos encuentros, pues para todo se solicita una junta. Por eso definimos el problema como “juntitis”, el cual ya es una forma de operar de muchas organizaciones que no terminan resolviendo nada de lo planeado.

Aquí te menciono 5 tareas a realizar para evitar exceso de juntas, e incluso para optimizar el tiempo empleado en hacerlas:

1.- Define objetivos.- Sin importar cuáles y cuántos sean, debes tener claro qué es lo que quieres resolver o proponer en la reunión y qué se pretende lograr en la misma. El objetivo debe ser claro y medible para que puedas transmitir lo que quieres y poder cerciorarte de eso.

2.- Decide participantes.- Debes tener clara la razón por la que le pides a los interesados estar en dicha junta. A la gente que no deba o no pueda opinar, porque no le compete o porque no es su ramo, no la hagas perder el tiempo asistiendo; enfócate en las personas involucradas.

3.- Organiza la agenda.- Céntrate en los puntos a tratar y envíaselos a los participantes antes de la fecha programada, para que cuando lleguen sepan el tema central y sobre todo se preparen con la información que les competa compartir con los demás. Trata de hacerlo con la mayor antelación posible.

4.- Define tiempo.- No solo el tiempo de duración de la reunión, sino también el tiempo que se dedicará a cada tema a tratar, así la gente a la que le toca exponer se medirá y preparará su material con ese tiempo medido. Procura vigilar la puntualidad y cumplimiento de cada uno.

5.- Apunta acuerdos.- Realiza una minuta en donde anotes los puntos importantes o los acuerdos tomados por todos durante la reunión. Sintetízalos y mándalos después de la misma a todos los participantes para que cada quien realice lo que le corresponde en el tiempo pactado.

Repite este proceso cada vez que lo requieras y podrás darle seguimiento a tus puntos clave en cada una de las juntas que necesites. La gente contará con mayor información e irá directo al grano sin perder el tiempo.