El Archivo General del Estado de Yucatán (AGEY) es una institución adscrita a la Secretaria General del Gobierno del Estado, para muchas personas es una institución poco conocida a pesar de la titánica labor que desarrolla para la preservación de nuestro patrimonio documental. Bajo la nueva Ley General de Archivos sus responsabilidades crecieron, ahora es también el encargado de normar y coordinar a los sistemas de archivos yucatecos.

Dentro del panorama archivístico es una de las instituciones más importantes y grandes en el sureste, los documentos que resguarda abarcan una amplia temporalidad, que va del siglo XVI hasta la actualidad. Si creemos que trabajar en un Archivo es cosa fácil debemos dar un vistazo a los procesos técnicos de catalogación y clasificación, minuciosos y extensos, pues existen cientos de miles de documentos por procesar.

Los fondos documentales del AGEY se componen de millones de documentos, casi la totalidad llegaron por transferencia de otras instituciones del gobierno y en menor cantidad por compra o donación. Al tratarse de una institución pública dedicada al resguardo de nuestra memoria e historia, se acepta la donación de documentos, grabaciones o fotografías, siempre y cuando estén en buen estado. Algo interesante es que, en el caso de las donaciones, si los documentos no forman parte orgánica de alguna institución del gobierno, se crea un fondo con el nombre del donante.

El AGEY se ha adaptado a la pandemia mundial con una nueva normativa para la consulta en sala, se diseñó un sistema para trabajar al 30% de su capacidad y tan solo con el personal mínimo. Es necesario reservar una cita para poder consultar los documentos y seguir normas básicas como el uso obligatorio de cubrebocas y guantes, usar cámaras sin flash y seguir las indicaciones del personal encargado.

Los esfuerzos que se realizan en el AGEY son muy importantes, la falta de recursos económicos y tecnológicos se ha conseguido superar con el compromiso de los archivistas que están en constante capacitación.

Como la mayoría de las instituciones de gobierno cuenta con redes sociales y una página de internet bastante activas, donde han compartido las medidas sanitarias que adoptó la institución en la nueva normalidad e imágenes de algunos documentos. Estos medios deberían ayudar a la cercanía con los usuarios a distancia, aunque sus contenidos tienden más a la promoción de las acciones del gobierno que a la divulgación de sus colecciones.

A pesar de que el AGEY tiene un programa de digitalización como parte de su proyecto de conservación no cuenta con una plataforma que permita acceder a los documentos vía internet, el motivo principal es la falta de presupuesto, mal que sufren muchas de las instituciones que prestan grandes servicios a la preservación de nuestra memoria, además de que se necesitaría mayor personal especializado para esta labor que no es para nada sencilla. Por esto y más, hay que hacer visible a esta institución.