Organizar un evento es todo un show, literalmente, pero se vuelve un trabajo titánico cuando no dispones ni planeas todas y cada una de las actividades y las responsabilidades que a cada quien le corresponden. Definitivamente la experiencia facilita mucho las cosas, pero, aún así, sigue siendo más importante el orden. 

El evento pudiera ser de cualquier tipo, pero la base de su organización es prácticamente la misma y el proceso y procedimiento sugiere un esquema muy similar. Por lo que, con base en mi experiencia personal, te menciono 5 aspectos que debes cuidar al momento de realizar u organizar un evento:

1.- Planea.- Te sugiero elabores una lista enumerando todas las actividades y puntos clave del evento. Con esto tendrás un panorama visual mucho más exacto y tu mente empezará a estructurarse para saber qué acción le delegas a cada persona.

2.- Delega.- Con lista en mano, haz una junta con todos y cada uno de los colaboradores a tu lado y menciónales a detalle qué le corresponde a cada uno, y de ser necesario la mecánica de cómo lo va a resolver para que no queden dudas al respecto.

3.- Coordina.- Extremadamente importante como tu labor principal, coordinar tanto al personal interno como al proveedor externo. Muchos de los servicios que contratamos son de manera externa, por lo que estas personas requieren atención para el manejo de su equipo técnico.

4.- Prevé.- La prevención es un tema importante en estos casos, en específico el tema técnico. Ningún ensayo te previene y salva de un fallo en la parte técnica, por lo que te recomiendo que lo tomes seriamente en cuenta. Resolver de forma veloz es la diferencia en todo.

5.- Dirige.- Recuerda que, a la hora de organizar un evento, tu principal labor es dirigir en forma atinada. No te detengas en situaciones técnicas u operacionales que no te competen porque te quitan tiempo y terminarías convirtiéndote en un director operativo.

Ayúdate con herramientas que ya se encuentran en internet y de manera gratuita, como son los cronogramas y los calendarios de agenda para llevar tu registro de actividades y tener el control de las mismas. Nada cuesta más que el desorden administrativo. Así es que ponte las pilas y prepárate como se debe. Porque el que organiza… se responsabiliza.