23 de Febrero de 2018

Opinión

Manual de organización... plan de acción

Este libro es como el motor de un automóvil que permite su funcionamiento sincronizado y perfecto.

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En definitiva, los manuales que forman parte del diseño y la estructura de nuestra empresa siempre van ligados a la explicación del funcionamiento de la misma. Los microempresarios en múltiples ocasiones realizan éstos y los dejan guardados en los anaqueles de sus negocios. 

Si bien es cierto que es el documento con el que debemos iniciar toda organización, no se le da la importancia debida, pues nadie hace uso de él. Este libro es como el motor de un automóvil que permite su funcionamiento sincronizado y perfecto. En él asentamos nuestra razón de ser: sistemas, procesos, procedimientos, descripciones, definiciones, perfiles, puestos y muchos datos que nos ayudan a comprender mejor nuestro funcionamiento. 

Te menciono 5 razones por las que es importante usarlo:

1.- Entendimiento de la existencia de la empresa.- Cada miembro de tu equipo de trabajo debe comprender la razón del porque nace la empresa a la que pertenecen. Esto crea una mayor identificación con ella, siempre y cuando estén ubicados en el mismo canal.

2.- Optimiza el tiempo.- Al momento de contar con un elemento nuevo en tu equipo, puedes ahorrar tiempo a invertir en la capacitación si tan sólo inicia estudiando la parte que le corresponde desempeñar dentro de la empresa. Se familiariza más rápido.

3.- Responsabiliza al usuario.- Dejemos claro que las usuarias del manual son todas las personas que laboran en la organización, por lo que hacerlas partícipes del mismo logra que cada quien asuma el compromiso adquirido al ingresar a la compañía.

4.- Facilita las tareas.- Permite que las acciones a cumplir se resuelvan de manera sencilla, partiendo de la claridad con la que se describan dichas responsabilidades. Se pretende la comprensión de una manera ordenada y obvia de realizar por cada uno de ellos.

5.- Integra al personal.- Describe cómo se interrelacionan las actividades dentro de la organización. Todos son parte del equipo, por lo que unirse y convivir con cada uno de los departamentos es algo que debe darse de manera natural. Suma esfuerzos.

Ningún documento en la oficina será benéfico si no lo utilizamos. El manual es parte de nuestras vidas y nunca se termina, pues debemos actualizarlo constantemente para que cumpla su función y nos ayude en verdad.

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