El reloj está en tu contra y te urge convertir PDF a Excel. ¡Te entiendo!

1 de cada 7 personas en el mundo utiliza las hojas de Microsoft y, sin embargo, la mayoría desconoce un truco que ahorra tiempo y problemas. 

¿Por qué problemas? Porque con tal de hacer la conversión, usan “servicios” que almacenan copias de lo que están exportando en .XLS.

¿A poco no lo sabías?

Por eso aquí te explicaré cómo usar la herramienta que trae Excel para hacer exactamente lo mismo, pero sin vulnerar tu privacidad.

• PDF a Excel “gratuito”

Si haces una búsqueda rápida en Google, notarás que unas ocho millones de páginas aparecen cuando buscas “pdf a excel gratuito”. 

¿De verdad es gratuito? No lo creo. Como te dije, para ofrecerte ese servicio “sin cobrar” es porque quieren una copia de tu documento.

Es lo que, en algún momento de la historia, puso en el ojo del huracán a marcas importantes, cuyas fotocopiadoras almacenaban en sus memorias una foto de todo el documento que habían duplicado.

Literal, eso significaba abrir miles de secretos profesionales cada vez que el servicio de mantenimiento acudía a la oficina a revisar el equipo. 

Hubo demandas  en Estados Unidos que activaron los tribunales, obligando a los fabricantes a garantizar la privacidad de sus clientes. 

Al transformar información en formato PDF a Excel, se está corriendo el mismo riesgo. Y no hay nadie que explique los “términos y condiciones”. 

¿Por qué arriesgarse si tu computadora puede hacerlo? 

• Para convertir un documento PDF a hoja de Excel

Sigue estos pasos:

• Localiza tu archivo PDF en tu disco duro y recuerda su localización
• Abre Excel y crea un documento nuevo
• Ya dentro de Excel haz clic en la ventana “Datos”
• Luego, haz clic en el conjunto de herramientas “Obtener y transformar datos”
• Seguidamente, haz clic en el submenú “Desde un archivo”
• Después haz clic en “Desde PDF”.

Ahora se abrirá un navegador similar al que aparece cuando abres y guardas un documento.

A la derecha del navegador aparecerán tus carpetas y a la derecha una vista previa del archivo seleccionado (siempre y cuando sea PDF).

Dependiendo de la velocidad de tu unidad de almacenamiento, el documento PDF objetivo aparecerá ahí. 

• Elígelo y oprime “cargar”. 

Con esto, la tabla contenida en el documento original aparecerá en tu hoja de cálculo Excel como si la hubieses creado ahí mismo. 

¡Sí! Lo que tienes ahí, frente de tí, son filas y celdas totalmente operativas: las puedes editar, aplicarles fórmulas y macros. 

¿Y qué fue lo mejor de todo esto? Que en ningún momento tu archivo salió de tu carpeta ni de tu computadora para “viajar” por internet. 

• Transformar datos al pasar de PDF a Excel

Este procedimiento, lo sé, no es muy intuitivo. Tampoco carece de fallas. 

Suele ocurrir que los encabezados no aparezcan cuando conviertes algo.

En caso de que cierta información no aparezca, haz lo siguiente:

• Repite los pasos 1.3, 1.4, 1.5 y 1.6.
• En lugar de hacer clic en “cargar”, oprime “transformar”.

En ese momento el navegador pasará a otra pantalla en la que puedes transformar el contenido de los encabezados manualmente antes de cargar todos los datos en la hoja de cálculo. 

• Termina de editar los datos y ahora sí haz clic en “cargar”.

La tabla que tenía en un documento portable aparecerá en las filas y columnas de tu hoja de cálculo tal y como te prometí en un principio. 

• Alternativas para convertir un PDF

No voy a tapar las “búsquedas de Google” con un dedo. “Convertir un PDF” es la llamada de auxilio que muchas empresas escuchan a través del buscador e intentan resolver.  

Si por alguna razón no tienes acceso a Excel, ya sea porque no es la versión más actualizada o porque el Mac en el que estás trabajando no lo tiene instalado, bajo tu riesgo puedes probar:

• I LOVE PDF.- Este servicio es muy intuitivo y responde en su página de internet la pregunta “¿Se mantiene una copia de mis archivos procesados?”.
• SMALL PDF.- Es la competencia del anterior y sus aplicaciones han pasado los filtros de seguridad de Apple Store y Play Store. Sus términos y condiciones aclaran que, si bien te ofrecen la máxima seguridad, hacer clic en botones de terceros publicitados en su portal los libera a ellos de cualquier responsabilidad. 
• FREE PDF CONVERT.- Es el segundo competidor más importante después del anterior. En su términos y privacidad te informa que usa servicios de “terceros” para darte el servicio, y que son ellos los que, en todo caso, responderán por tu privacidad. 

• Lo que no debes hacer con un archivo PDF

Adobe Acrobat, líder en el sector de desarrollo de software para productividad y creatividad, hace ciertas advertencias de seguridad  cuando se abre un archivo PDF. 

Lo que tiene que decirnos es importante ya que hoy este formato es muy popular en las oficinas y también entre los hackers.

Por esa razón, tu computadora siempre te pregunta si confías en el documento y su remitente cada vez que abres un PDF en la computadora. 

Esto es así porque cada día todos somos más vulnerables a amenazas. 

Por tener tantas ocupaciones en la agenda, no nos fijamos y acabamos abriendo todo lo que llega a nuestras manos. 

Por favor, si recibes una advertencia de tu computadora, lee bien. 

• Si conoces y confías en el remitente, abre el documento.

• Si no conoces o no confías en el remitente, haz clic en bloquear para protegerte. 

Ahora bien, recuerda que tú eres responsable de conservar la información que otras personas te han confiado. Por tanto, debes evitar:

• Utilizar estos servicios para convertir un PDF a Excel en los casos en que no eres el dueño del documento. 
• No debes utilizar estos convertidores para “modificar” o “truquear” datos que te han sido proporcionados en documento portable. 
• Robar o piratear información de otros autores.